¿Qué tienen en común el Ministerio del Interior y la UTEC? ¡Todo!
El manejo de información es uno de los principales desafíos que deben afrontar las grandes instituciones. En el caso del Ministerio del Interior, que recibe más del 25% del presupuesto nacional, cuenta con una multiplicidad de rubros y proveedores que necesitan de un seguimiento especial.
“Nosotros queríamos trabajar y tener un sistema para la planificación de compras. Lo veníamos haciendo con una herramienta Excel, pero queríamos algo más sofisticado” explicó la contadora del Ministerio del Interior, Shirley De Armas.
La solución que encontraron en el marco del Programa de Fortalecimiento de Gestión Presupuestal (PFGP), en enero 2019, consistió en el desarrollo de una herramienta informática que abarca toda la cadena de suministro, lo que permite una mayor eficiencia en el seguimiento.
El programa informático de GRPUy se adapta a las necesidades de registro de la cartera, lo que permite lograr transparencia en la información, la optimización de recursos y de tiempos porque se logra “unificar criterios de compra, evitar reprocesos y observaciones del Tribunal de Cuentas”, explicó De Armas.
“Esto redunda en ahorros para la institución. Una de las cosas que permite el sistema es registrar el precio de la última compra. De esta forma tenemos un precio de referencia evitando pagar precios diferentes por un mismo producto”, agregó.
ENCUENTRO. En paralelo, la Universidad Tecnológica del Uruguay (UTEC) presentaba una problemática similar. “El volumen de información se incrementó considerablemente, producto del crecimiento de la propia universidad de los últimos años. Por esto comenzamos a tener la necesidad de incorporar un programa que nos permitiera manejar toda la información en una misma plataforma”, indicó Mariano Arbón, Responsable de Presupuesto en UTEC.
La solución consistió en una adaptación del programa empleado por el Ministerio del Interior, que, al mismo tiempo, se trata de una herramienta informática que ya emplean otras instituciones estatales y que fue ajustada a las necesidades de la UTEC.
La plataforma GRPUy permite realizar un manejo y trazabilidad de información tal, que permite planificar las compras del año siguiente, mediante el relevamiento de necesidades de compra de las diferentes áreas y carreras.
ACERCAMIENTO. Tanto De Armas como Arbón destacaron el espacio de intercambio que se genera entre referentes del PFGP en los distintos organismos del Estado. “Muchas veces nos damos cuenta de que varias instituciones estamos trabajando sobre el mismo proyecto y eso permite ahorrar recursos del Estado, porque se gasta una vez sola y ese desarrollo sirve como insumo para los demás que quieran un proyecto similar”, sentenció Arbón.