Creación una plantilla institucional accesible
Es recomendable disponer de una plantilla institucional accesible para colaborar con el proceso de creación de documentos institucionales.
Disponer de una plantilla de esas características contribuye a estandarizar el aspecto de todos los documentos institucionales y facilita la implementación de las pautas de accesibilidad.
Pasos para crear una plantilla institucional accesible:
- Definir cómo será el aspecto de los documentos de la organización. Es recomendable que lo defina el equipo de Comunicación Institucional del organismo.
- Para su creación, abrir el editor de texto y seleccionar la opción para crear un documento en blanco.
- Personalizar el documento desde la pestaña “Diseño”, elegir un tema existente o modificar la apariencia para que coincida con la definición realizada en el paso 1, ubicar logos, y definir portada.
Definir los estilos a utilizar. Se pueden crear nuevos o modificar los estilos existentes:
Para modificar un estilo existente, por ejemplo, el estilo “Normal” elegir “Inicio”, “Estilos”, buscar “Normal”, seleccionar botón derecho sobre “Normal” y elegir “Modificar”. Seleccionar el botón “formato” debajo a la izquierda y configurar el estilo:
- En la opción “Fuente”, asignar la tipografía y el tamaño de letra.
- En la opción “Párrafo”, elegir alinear a izquierda, interlineado: 1.5 y espaciado anterior y posterior.
- Con las opciones del botón “Formato” se obtener un estilo de preferencia.
- Repetir los pasos anteriores para todos los estilos que quieran modificar, como por ejemplo los Título1, 2, 3.
- Se recomienda modificar los estilos existentes y crear solamente aquellos que se necesiten y no estén en Word.
- Al finalizar, guardar el documento como una plantilla a través de la opción "Guardar como" y elegir el formato "Plantilla de Word (*.dotx)". Asignar un nombre y guardar.
Instalación de la plantilla accesible
- Realizar una copia de la plantilla en la carpeta del usuario: “Documentos” / “Plantillas personalizadas de Office”.
- Verificar en Word que la ubicación predeterminada de plantillas personales respete la ubicación donde se cargó la plantilla en el paso anterior, a través de las opciones “Archivo/Mas/Opciones/Guardar”.
Utilización de la plantilla accesible
- Abrir Word y seleccionar la opción “Archivo/Nuevo”.
- La primera vez que se utilice la plantilla no se verá automáticamente. Para ello, seleccionar la pestaña “Personal” y allí se podrá encontrar la plantilla. Para la próxima vez que se quiera usar, se encontrará a la derecha de la plantilla “Documento en blanco”.
- Una vez abierto el documento nuevo, se pueden verificar los logos, estilos, ejemplos de títulos, textos, y numeraciones, entre otras.
- La plantilla guardada queda disponible para ser utilizada cada vez que se necesite crear un archivo nuevo.
Estilos
Para crear un documento accesible, es fundamental utilizar los estilos que vienen definidos en la plantilla institucional, y evitar hacer modificaciones de forma manual.
Los estilos definidos se encuentran en la pestaña “Inicio”, en la sección de “Estilos”.