Planificación del evento
Todo evento requiere una planificación. En esta etapa se define el tipo de evento (virtual o presencial) y se prepara una lista de todos los insumos necesarios para los participantes, expositores y moderadores.
Se deberán tener en cuenta los servicios a prestar para planificarlos con antelación. Por ejemplo: para el caso de eventos presenciales, se recomienda que personas de la organización reciban y acompañen a las personas con discapacidad y les presenten las zonas de recepción, acreditación, espacios de espera, recreos, rampas, ascensores, escaleras, salidas de emergencia y sanitarios.
En esta etapa de planificación se deberán tener en consideración los requisitos necesarios para cumplir con la accesibilidad del evento, ya que seguramente incida en su presupuesto. Podemos mencionar a modo de ejemplo: la inclusión de subtitulado en eventos virtuales, interpretación en lengua de señas (en instancias presenciales como en virtuales), y transcripción en los materiales de apoyo.
También se debe considerar, para las instancias virtuales, una herramienta de videoconferencia que asegure a los participantes acceder al evento virtual de la forma eficiente.