Materiales
Todos los materiales que se distribuyan antes del evento (invitaciones, agendas, presentación del evento, etc.), los que se usen durante el evento (como presentaciones) y los que se envíen al terminar del evento (certificados de participación, informes) deben estar en formato accesible. En el sitio web de Agesic se encuentra una publicación sobre cómo crear documentos accesibles.
Los documentos se deben acompañar con los subtítulos correspondientes y con un video con la interpretación en Lengua de Señas Uruguayas (LSU) acompañada de la voz en off. El fondo del video en LSU debe ser negro para que los movimientos de las manos del intérprete puedan ser correctamente percibidos.
Antes del evento
Se recomienda enviar la agenda del evento, las guías de apoyo para la participación, las presentaciones, la guía sobre las herramientas a utilizar durante el evento y eventualmente, un instructivo de conexión al evento en caso de que este sea virtual.
Durante el evento
En esta etapa, uno de los materiales centrales es la presentación que se utilice en el evento. Esta, como todos los documentos, debe ser accesible.
Si el evento es presencial y se entrega material para tareas participativas, se recomienda utilizar papel mate, claro, liso y con gramaje que no permita transparencias ni reflejos. Se debe prestar atención al nivel de contraste cromático entre el papel y la tipografía utilizada.
Al terminar el evento
En esta etapa, generalmente se envían las certificaciones de asistencia y un formulario de evaluación para que el participante brinde su opinión acerca del evento. Estos materiales también deben cumplir con las recomendaciones de accesibilidad. Otro material que puede entregarse al finalizar es la grabación del evento a los participantes, teniendo en cuenta los mismos criterios de accesibilidad para su distribución.