Buenas prácticas/Criterios para una asociación efectiva

Las siguientes son algunas sugerencias que el equipo de Servicio Civil ha elaborado en base a lecciones aprendidas y buenas prácticas relevadas del ámbito internacional, con el objetivo de propiciar los estándares de calidad, uniformidad y solidez de criterios en la aplicación del Modelo de Familias de Ocupaciones. Se presentan según el momento del proceso, a modo de poder facilitar su acceso y aplicación.

Por otra parte, agradecemos la retroalimentación especialmente de este punto para así poder mejorar de forma continua este documento de utilidad para toda la Administración Central.

Previo al inicio del proceso de asociación

• Facilitar el rápido acceso, conocer el organigrama real, cometidos de cada Inciso y Unidad Ejecutora a abordar.

Disponer de forma rápida de estos contenidos y analizarlos  previamente, aportará valor a la hora de comenzar a trabajar en el organismo. Además ayuda a identificar posibles ocupaciones que sean propias del Inciso y potencia el aporte técnico que pueda brindar el referente asignado de Servicio Civil.

• Estudio de las ocupaciones del Modelo

Haber leído previamente la totalidad de ocupaciones que integran el Modelo de Familias de Ocupaciones y comprendido su lógica de agrupación por familias y procesos, colaborará notablemente en la realización de la asociación y atención de consultas desde los actores de la organización. Se recomienda evacuar cualquier duda sobre el alcance de las ocupaciones con el referente técnico de ONSC, en forma previa al abordaje de una nueva UE. Se sugiere realizar un resumen del modelo, pudiendo ser una planilla de cálculo, por ejemplo, con un conjunto reducido de ocupaciones que a priori se entiendan pasibles de encontrar en la UE.

• Capacitación para la asociación en SGH 2.0

Solicitar al referente técnico de ONSC los permisos necesarios en el sistema SGH 2.0 (Módulo Legajos) para los referentes que vayan a efectivizar la asociación informática. Confirmar operativamente los permisos otorgados, usuarios, accesos, roles dentro del sistema, entre otros.

• Corroborar RVE y clarificar población objetivo

Corroborar los datos disponibles en el sistema del RVE, a fin de hacer los controles necesarios vinculados al modelo, verificar si hay faltantes, errores, o cualquier otra incongruencia o ajustes, pertinentes a realizar previo al inicio del proceso. La población objetivo a considerar para el ejercicio son todas las personas que forman parte de la plantilla estable de la organización, con los cuales se cuenta para llevar adelante los cometidos institucionales y cualquiera sea su modalidad contractual, abarcando a todos los destinatarios de las diferentes políticas y estrategias de gestión humana de la organización.

• Preparar y coordinar un primer encuentro

Proponemos para este importante paso, bisagra entre la planificación y la implementación operativa, llevar adelante un encuentro donde lo fundamental sea aclarar el alcance, hoja de ruta y roles en el trabajo a realizar, relevar expectativas y disminuir temores (habitual ante algo nuevo), especificando qué abarca y qué no el trabajo por delante y comunicando cómo el Modelo de Familias de Ocupaciones es una base esencial sin la cual es difícil asentar múltiples líneas de trabajo referidas a la gestión de las personas.

Durante el proceso de asociación

• Enfatizar en la distinción entre ocupación, persona, cargo y puesto

En todo momento debe quedar claro que las ocupaciones se clasifican en función de la naturaleza del trabajo y no de las capacidades o características particulares de la persona que lo realiza: el modelo no clasifica personas sino ocupaciones. Lo relevante es identificar con qué ocupación (teoría - deber ser) se alinea o se corresponde de mejor forma el trabajo que desempeña cada persona en la realidad (práctica - lo que es), aunque el calce no sea perfecto, cosa que muchas veces puede suceder. A su vez, debe aclararse que no se relevará el puesto de trabajo en el sentido definido anteriormente, aunque el equipo técnico del Inciso podrá relevar información para una futura asociación a puestos en el marco de procesos de reestructura.

Es por lo anterior que aspectos como: la remuneración de la persona, su nivel de educación formal, su actual escalafón, cargo y/o grado o los cometidos de la unidad donde trabaja, no deben considerarse en el ejercicio de asociación, el cual se focaliza exclusivamente en qué hace la persona en su actividad laboral y en qué ocupación encaja ese trabajo de mejor forma. La asociación realizada no genera ningún tipo de derecho adquirido por la persona desde el punto de vista de su cargo, siendo realizada con fines clasificatorios, para registrar qué hace, en un marco estandarizado por el modelo, y así poder gestionar el capital humano de la mejor forma, atendiendo las necesidades y expectativas de desarrollo.

• No alcanza con preguntarle al superior

Tomar la decisión de asociar una persona a una ocupación con base en una única fuente, sea la propia persona, su supervisor u otra fuente de información puntual, puede generar un resultado inexacto. El análisis debe nutrirse de más de un insumo y siempre en consonancia con la estrategia de abordaje definida y sus posibilidades en materia de costo/beneficio (que el costo de obtener la información necesaria no sea tan excesivo en materia de recursos o tiempo, que supere el beneficio esperado de contar con la misma).

• Criterios a considerar cuando la persona parece desempeñar varias ocupaciones

Es esperable que en muchos casos las personas cumplan actividades propias de más de una ocupación. Sin embargo, cada persona deberá asociarse a una única ocupación (que será considerada su ocupación principal). Para determinar a qué ocupación asociar a una persona, el criterio principal es procurar la alineación del propósito de su trabajo y actividades que desempeña con el alcance definido en la ocupación, es decir, según donde se observe la mayor similitud entre el trabajo realizado y el alcance de la ocupación en el modelo. En los casos donde se dificulta aplicar este criterio principal (por ejemplo, porque se detecte que en el trabajo realizado figuran indicios de varias ocupaciones) se deberá asociar según los siguientes criterios secundarios, aplicados en el orden de prioridad aquí presentado:

- Impacto del trabajo en los resultados: elegir aquella ocupación que contiene los resultados donde más incide el trabajo de la persona.

- Frecuencia: elegir aquella ocupación cuyas tareas ejecuta con mayor frecuencia en un año regular.

- Relevancia estratégica para la organización: elegir aquella ocupación donde el resultado de la labor impacta más fuertemente en los cometidos de la organización.

 - Habilidades y competencias técnicas y funcionales mejor se correspondan con las que posee la persona.

• Criterios a considerar para la asociación de una persona a una Ocupación de la Familia Administración Superior

En el caso de los funcionarios presupuestados:

- Los que se encuentren desempeñando una de las ocupaciones de la Familia Administración Superior y sin importar su cargo actual, se deben asociar a dicha Ocupación en el ejercicio de aplicación del Modelo y de forma no vinculante. Esa Ocupación será considerada su Ocupación actual, pero deberá asimismo registrarse la Ocupación previa, desde la cual pasó a ejercer el liderazgo (Ocupación de base).

- Los que tengan un cargo de conducción o una asignación transitoria de una función de conducción pero en los hechos no desempeñan una de las ocupaciones de la Familia Administración Superior, no se asocian a la dicha Familia, sino a la Ocupación que efectivamente desempeñan, no implicando tampoco aspectos vinculantes o efectos sobre su cargo.

En el caso de otras modalidades de vinculación con el Estado, quienes desempeñen alguna de las ocupaciones de la Familia Administración Superior, tendrán asociada únicamente dicha ocupación (que será su Ocupación actual), al no formar parte del sistema de carrera administrativa.

Criterio a aplicar: como fuera referido en otros apartados de la Guía, no se debe asociar a una persona a una Ocupación por su cargo actual, sino en base a lo que hace. En ese mismo sentido, una persona no debe ser considerada en alguna de las ocupaciones de la familia Administración Superior sólo por el hecho de ocupar actualmente un cargo de Gerente/a de Área o de Director/a de División. Debe ser considerada en esas ocupaciones cuando el trabajo que desarrolla es el descrito en alguno de los alcances de las ocupaciones de Administración Superior, es decir, sólo podrá suceder cuando cumple con dos condiciones en forma simultánea:

1°- tener un equipo a cargo al cual lidera hacia el logro de resultados.

2°- que los resultados buscados en el marco de dicho liderazgo sean de alta relevancia en la estrategia del Inciso y/o Unidad Ejecutora donde se desempeña. Sus decisiones inciden fuertemente (aún sin tener la “última palabra”, la que generalmente recae en el nivel político) en la definición de la política pública y/o en los instrumentos/servicios/productos en los que la misma se plasma y/o en la estrategia organizacional (incluyendo la estrategia sustantiva o bien de los procesos de soporte).

• Documentación y justificación de la asociación

Si bien desde Servicio Civil no se solicitará una justificación que dé cuenta de la asociación realizada (es decir, de por qué se seleccionó cierta Ocupación para asociar a la persona), a efectos de la documentación del proceso por el equipo de gestión humana de la organización, se recomienda fehacientemente documentar toda la información del proceso, especialmente en lo que atañe a la justificación de la asociación de cada persona a una ocupación, para contar con insumos que permitan atender futuros procesos de auditoría de calidad sobre la asociación realizada. Esta documentación relacionada a las decisiones tomadas en materia de asociación, que en lo concerniente a información sobre las personas debe gestionarse con la debida confidencialidad, es la garantía del debido proceso y salvaguarda su integridad. La documentación de soporte a las decisiones tomadas también puede proporcionar información valiosa para ayudar en cualquier revisión posterior (nos referimos por ejemplo a: descripciones de puestos, cuestionarios completados y entrevistas, antecedentes, razones de apoyo para la decisión -incluida la referencia a las comparaciones realizadas-). Mantener estos registros es vital para la capacidad de la organización de gestionar su asociación de forma efectiva.

• Informes de avance

Es una práctica recomendada (especialmente en los casos donde la metodología aplicada implique que el referente técnico de ONSC no tenga un rol activo en lo cotidiano) realizar informes de avance con una frecuencia semanal o quincenal, reportando los avances obtenidos en el abordaje del organismo y del cronograma, así como registrar los desvíos y sus motivos, si los hubiere. Se sugiere que estos informes sean concisos, cortos y claros, los cuales pueden presentarse incluso únicamente con tablas y gráficas.

• Dificultades, sensibilidades y gestión de expectativas

El referente técnico de ONSC y todo el equipo de proyecto de Servicio Civil estarán a disposición para atender las consultas estratégicas y operativas en tiempo y forma. Es esperable que la asociación afecte las expectativas del personal y cuentan con nuestro apoyo para gestionar estas situaciones, siendo especialmente relevante considerar que la asociación es a fines clasificatorios y no genera ningún tipo de derecho adquirido por la persona en cuanto a su cargo.

Al cierre del proceso de asociación

- Devolución y cierre

Si bien la asociación es un proceso vivo, en el sentido de que debe mantenerse actualizada para que aporte valor, nos referimos al cierre del proceso como la finalización del primer ejercicio de asociación. Una vez se haya concluido el mismo, es importante efectivizar una instancia de intercambio y cierre que oficie de relatoría, transitando por el proceso, sus aciertos y altibajos superados, cerrando con todo aquello que dejó el proceso y su producto como resultado.

También se recomienda una instancia anual, para realizar una síntesis de las modificaciones ocurridas en la asociación de personas a ocupaciones en la organización, tendencias visualizadas, necesidades identificadas, altas y bajas por ocupación, entre otros aspectos útiles para la gestión de la fuerza laboral.