Proceso de seguimiento, monitoreo y reporte
El proceso de seguimiento, monitoreo y reporte ha sido acordado en el marco del Grupo de Trabajo de Gobierno Abierto, y ha evolucionado después de 4 ciclos de planes, el cual ha integrado herramientas digitales, tiene un proceso estandarizado y cuenta con un área específica dentro del Estado con presupuesto y cometidos establecidos institucionalmente.
La implementación del proceso de seguimiento, monitoreo y reporte está a cargo de la división Gobierno Abierto de Agesic, en coordinación con el Grupo de Trabajo de Gobierno Abierto.
El proceso de seguimiento del 4° Plan de Acción tuvo las siguientes etapas:
| 1er. semestre | 2do. semestre | 3er. semestre | 4to. semestre |
|---|---|---|---|
| Taller con responsables de compromisos | Taller con responsables de compromisos | ||
| Informe de avance semestral | Informe de avance semestral | Informe de avance semestral | Informe de avance semestral |
| 1er informe anual de autoevaluación | 2do informe anual de autoevaluación | |
| Mesa de seguimiento de la implementación | Mesa de seguimiento de la implementación |
La implementación del proceso se basa en 6 instrumentos:
- Taller con responsables de los compromisos.
- Herramienta de gestión de portafolio de proyectos y rendición de cuentas – Mirador de Gobierno Abierto.
- Informes semestrales de avances – Visualizador de avances y datos abiertos.
- Informes de autoevaluación anuales.
- Mesa de seguimiento anual con participación de los responsables de compromisos, sociedad civil y academia.
- Sitio web para la difusión de novedades, resultados alcanzados y productos disponibles.
Mecanismos y/o herramientas
1. Mirador de Gobierno Abierto: Es una herramienta web creada como compromiso del 2° Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto, a través de la cual se facilita el reporte descentralizado de los avances y el monitoreo público de los compromisos. Esta herramienta es la base utilizada por Uruguay para generar todos los informes de avances y resultados. El estado de avance de los compromisos es actualizado por cada una de las personas responsables de las diferentes instituciones del Estado.
2. Informes de seguimiento: En forma semestral se implementa un seguimiento intermedio, que permite visualizar avances, identificar riesgos de ejecución, y realizar acciones de apoyo al cumplimiento.
Los informes de seguimiento son complementarios al Mirador de Gobierno Abierto y se publican en:
- El sitio de Gobierno Abierto en Seguimiento del Plan de Acción de Gobierno Abierto.
- En el Catálogo Nacional de Datos Abiertos, a través de una tabla con los % de cumplimiento de cada una de las metas en formato de datos abiertos.
- En el Panel de visualización, a través de un informe de seguimiento semestral que permite tener una visión global de los avances.
Asimismo todas las novedades y productos en los que se avanza son publicados en la sección novedades de Gobierno Abierto dentro de de gub.uy, el sitio oficial del Estado uruguayo
3. Mesa de seguimiento: Este mecanismo se incorporó al proceso de seguimiento a iniciativa de sociedad civil. El objetivo principal es generar un espacio para intercambiar experiencias entre quienes son responsables de los diferentes compromisos, referentes de la Red de Gobierno Abierto por sociedad civil y el Grupo de Gobierno Abierto. Todos los documentos de la actividad se publican en el sitio web de Gobierno Abierto en Seguimiento del Plan de Acción de Gobierno Abierto
4. Informes de autoevaluación país: Se realizan dos Informes de autoevaluación país, de medio y fin de término del plazo de ejecución del Plan.
El primer informe de autoevaluación país, se realiza a partir de los avances reportados en el Mirador de Gobierno Abierto con el objetivo de describir los avances de los compromisos asumidos en el Plan en el primer año de ejecución; en contrapartida el Informe final describe los resultados obtenidos al finalizar el plazo del Plan.
En esta instancia se generan tres productos: 1) El documento del informe; 2) Un panel de visualización con los resultados globales en forma gráfica y 3) Un planilla de seguimiento con los porcentajes de avance de cada compromiso la cual se publica en formato abierto, en el Catálogo Nacional de Datos Abiertos. Los mismos están disponibles en el sitio web de Gobierno Abierto en Seguimiento del Plan de Acción de Gobierno Abierto.
Actividades implementadas en el marco del proceso de seguimiento 2018-2020
| Taller de inicio de actividades de los compromisos (20/11/2019) | Taller con responsables de los compromisos, para dar pautas sobre proceso de seguimiento y evaluación y lineamientos para la difusión de resultados. |
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| Implementación del Mirador de gobierno Abierto | Se implementó un proceso de reporte de avances descentralizado a través de la herramienta Mirador de Gobierno Abierto. Esto implicó cargar a la plataforma todos los compromisos para dar inicio a su monitoreo y seguimiento. Quienes son responsables de los compromisos deben reportar en forma continua los avances en cada una de las iniciativas, y adjuntar evidencia que permita garantizar la verificabilidad de los resultados.
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| Informes de seguimiento y novedades de avances | Se publicaron cuatro informes de seguimiento, los cuales están disponibles en el sitio web de Gobierno Abierto en el área de Seguimiento del Plan de Acción de Gobierno Abierto. En el Catálogo Nacional de Datos Abiertos, se publicó para cada informe de seguimiento una tabla con los porcentajes de cumplimiento de cada una de las metas. Asimismo todas las novedades y productos en los que se avanza son publicados en la sección novedades del sitio web de Gobierno Abierto. |
Mesa de seguimiento 31/07/2019 | Se realizó la Mesa de seguimiento sobre los avances de los compromisos del 4° Plan de Acción Nacional de Gobierno Abierto 2018 -2020. Participaron 48 referentes de los compromisos asumidos por los organismos del Estado, 8 representantes de sociedad civil y un representante del Mecanismo de Revisión Independiente (IRM). Durante la jornada se compartieron experiencias, análisis de los procesos de gestión de cambio, aprendizajes, obstáculos y/o fortalezas en la implementación. También se realizó una puesta en común entre quienes participaron y en la última parte del encuentro se presentaron los principales hallazgos del Informe de diseño realizado por el Mecanismo de Revisión Independiente (IRM) y primer Informe de auto evaluación país. Uno de los principales resultados fue que la Red de Gobierno Abierto (RGA), detectó la necesidad de reorganizar la forma de realizar seguimiento por parte de sociedad civil. Se planificó en conjunto con el equipo de Grupo de Gobierno Abierto un proceso de seguimiento y acompañamiento directo por parte de la Sociedad Civil de los compromisos del plan. Para ello se dividieron entre las organizaciones pertenecientes a la red la lista de compromisos del plan y se informó a cada uno de las y los responsables la forma de integrarlos. El informe de la Mesa de seguimiento está disponible en el sitio web de Gobierno Abierto en Seguimiento del Plan de Acción de Gobierno Abierto. |
| 1er. Informe de Autoevaluación | Se realizó el Primer Informe de Autoevaluación país, el cual se publicó en el sitio web de Gobierno Abierto. 1er Informe de autoevaluación país ante la AGA. A parte del Informe se publicó en:
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Es de considerar que el proceso de seguimiento del 4° Plan fue modificado, debido a la Pandemia COVID-19 existente a nivel mundial. La situación sanitaria hizo necesario realizar una ampliación de plazo de ejecución hasta el 10 de diciembre de 2020, el cual fue aprobado por consenso en el marco del Grupo de Trabajo de Gobierno Abierto, de acuerdo a lo establecido en Acta N° 3/22/04/2020.
En conjunto, con la ampliación se realizó un nuevo cronograma del proceso de seguimiento, en el cual se agregó un nuevo Informe de seguimiento en el mes de julio de 2020 y el Informe final de autoevaluación país en febrero de 2021. Esta ampliación fue comunicada vía correo electrónico a las personas responsables de los compromisos y a su vez se publicó en el sitio web de Gobierno Abierto.