Oficios Digitales
Para ingresar al sistema, las personas deberán utilizar Usuario gub.uy, el servicio de identificación digital del Estado uruguayo, que asegura un acceso único y personalizado.
Los oficios pueden ser de dos tipos: solicitudes (que requieren una respuesta del destinatario) o comunicaciones.
Cualquier organismo del Estado que tenga implantado el sistema de Oficios podrá generar un oficio de forma digital, al que se le asignará un número de forma automática, y enviarlo a otro organismo.
Los Oficios son numerados utilizando la identificación definida por los parámetros de OID, de la siguiente manera: O/<II>/<UU>/<numero>/<AAAA>, donde O es por Oficios, II es el número de Inciso, UU es el número de unidad ejecutora y AAAA es el año que se generó.
A su vez, Oficios Digitales permite interoperar de forma nativa con el sistema de Expediente Digital que Agesic dispone para los organismos del Estado.
Los oficios se visualizan en el sistema distribuidos en sus correspondientes bandejas por organismo (de entrada, de salida, para archivar, etc.). Únicamente las personas pertenecientes a la oficina del organismo creador y a la oficina destinataria, cuentan con los permisos para acceder al documento.
Con el objetivo de descentralizar la información, los oficios, y sus archivos anexos, son almacenados de forma federada, es decir en el organismo que generó este documento. Cada organismo es responsable de mantener y disponibilizar todos los oficios que se encuentran en su propio repositorio.
El sistema opera sobre REDuy, una red de alta velocidad de fibra óptica, diseñada y desplegada como una Intranet del Estado uruguayo, que permite tener una gran capacidad de transmisión de datos, segura, con capacidad de evolucionar en función de las necesidades de los organismos y conexión con todo el Estado. Esta red cuenta con la supervisión y el control del Centro Nacional de Respuesta a Incidentes de Seguridad Informática del Uruguay (CERTuy).
Beneficios
- Disminución de costos y tiempos en el traslado físico del oficio en papel.
- Acelerar tiempos administrativos.
- Reducción en el uso de papel.
- Unificación y estandarización del formato.
- Posibilidad de utilización de plantillas que aseguren la completitud de la información en función del tipo de oficio.
- Trazabilidad y seguimiento de los documentos.
- Mayor seguridad, con un acceso restringido y sin intermediarios.
- Independencia en la gestión y almacenamiento de datos.