¿Qué competencias laborales adquieren mayor relevancia en el teletrabajo para lograr un mejor resultado?
En la modalidad de teletrabajo, así como en la presencial, se ponen en juego competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) que son comunes a quienes ejercen la función pública cuando realizan su trabajo. En el actual contexto de teletrabajo el “saber hacer” tiene cambios en la forma de aplicarse, adaptándose a los medios y la modalidad que implica el uso de las tecnologías de información y comunicación en forma remota.
Comunicación efectiva
La forma en la que nos comunicamos fue uno de los aspectos que más cambió, ya que en algunos casos pasó a ser totalmente virtual, debiendo sustituirse la espontaneidad de la comunicación presencial por comunicaciones a distancia. Establecer una comunicación efectiva y positiva con superiores jerárquicos, pares y ciudadanía, tanto en la expresión escrita, como verbal y gestual es un tema clave en esto momentos.
Es necesario explicitar el cambio de modalidad para generar comprensión y adaptación al nuevo contexto, proponiendo a la organización y a sus equipos, la difusión de las decisiones, mediante los canales de comunicación internos y externos.
Asimismo, no solo será necesaria la redefinición de los canales, sino también de los espacios, tiempos y modalidades para las diferentes interacciones.
En este sentido, se incorporarán temáticas que cobran relevancia en estos contextos tales como las repercusiones de los cambios en cada uno, en los equipos, en las tareas y otros aspectos. Es esperable que en las conversaciones surja la emocionalidad propia de situaciones de cambio profundo. Aumentar la conciencia sobre las emociones ayuda a encauzarlas de forma constructiva. La escucha empática es la forma de integrarlas.
La comunicación efectiva consiste en compartir diferentes observaciones y propuestas necesarias para el desarrollo de nuestro trabajo y lograr los objetivos buscados. Una comunicación efectiva requiere la práctica de una escucha atenta y comprensiva, indagar sobre las afirmaciones del otro antes de sacar conclusiones y realizar afirmaciones propias.
Como se indicó, en la metodología de trabajo por Objetivos y Resultados Clave, la comunicación se debe intensificar a nivel de las conversaciones, la retroalimentación permanente, el Feedback que generamos y el reconocimiento como factor motivacional sobre el logro de los resultados alcanzados (CFR). Todo ello fortalece el liderazgo y facilita la comunicación en el equipo de trabajo y con cada uno de sus integrantes.
Capacidad de generar empatía
En el contexto de emergencia sanitaria nacional en la que esta nueva modalidad debe aplicarse, resulta importante generar empatía adecuada, por la complejidad de la situación, con sus impactos y particularidades. En este sentido, el impacto es diferente en cada persona y equipo, por lo que, las respuestas, posibilidades y reacciones también lo serán. Es fundamental que los líderes de todos los niveles se pongan en el lugar de los integrantes de sus equipos de trabajo.
Es por ello que cobran más relevancia las acciones de acercamiento, conocimiento, acompañamiento y respuesta a los impactos que dichas situaciones generan en la dinámica de trabajo, desempeño de las tareas e interacciones, procurando generar las condiciones más favorables para una integración productiva de las mismas.
Trabajo en equipo
El trabajo en equipo implica organizar el trabajo, distribuir roles, tareas y generar un ambiente de cooperación para alcanzar objetivos comunes, distribuyendo responsabilidades y definiendo un proceso de trabajo colectivo, con diversas actividades para la obtención de los resultados deseados. La actitud de confianza, colaboración y disposición son aspectos centrales para construir un excelente clima de trabajo, que facilita la participación y fortalece las relaciones de entendimiento y el compromiso con los resultados propuestos.
El insumo básico del trabajo en equipo es la comunicación, la que, por su carácter generativo, debe contemplar la situación de cada uno y el equipo visto como una unidad. Al promover el intercambio de información y colaboración entre los equipos y las áreas, se facilitan los procesos de trabajo y en definitiva los resultados para la ciudadanía.
En el contexto de teletrabajo, se incrementa la modalidad de Trabajo de Equipo en Red. Es necesaria para interactuar en redes virtuales y utilizar las TICs (Tecnologías de la Información y Comunicación) anticipando y colaborando en la toma de decisiones, para lograr un objetivo común, cumplir con la misión o propósito de la organización.
Orientación a la ciudadanía
El contexto de pandemia y las medidas aplicadas sobre la presencialidad y la restricción de servicios, ha afectado el contacto y la relación con la ciudadanía, principal razón de ser de las organizaciones públicas.
La ciudadanía muchas veces se siente desorientada en el funcionamiento de los servicios de atención y para evitar perder calidad, se hace necesario organizar la oficina con la disposición de nuevos mecanismos y canales de accesibilidad y/o contacto.
Se debe buscar un lenguaje amigable y generar procedimientos ágiles para evacuar consultas, brindar información con propiedad y claridad
La orientación a la ciudadanía se demuestra en la sensibilidad ante sus necesidades y el interés por entenderlas entender y atender, además de brindar un trato cordial y amable con respuestas ágiles y efectivas, así como gestionar adecuadamente las quejas y sus sugerencias en relación a las posibilidades que tenemos en la organización.
Orientación a resultados
Esta competencia consiste en orientar las acciones y esfuerzos al logro de los objetivos de la organización, propuestos de acuerdo con los plazos y niveles de calidad establecidos. Exige organizar de mejor manera los recursos, en de forma eficiente, visualizando el impacto de los resultados más allá de nuestro ámbito de acción.
Requiere poner en práctica la capacidad para actuar con velocidad y sentido de urgencia, orientándose al resultado, tanto para satisfacer las necesidades de la ciudadanía como para mejorar la organización, lo que implica poner la energía en trabajar tendiendo a lograr los estándares de calidad y excelencia.
Flexibilidad y adaptabilidad
Ante la sucesión de cambios y las características que adoptan los mismos, se genera (entre otros) el desafío de repensar las formas de trabajar, relacionarnos y comunicarnos. Adicionalmente, todo ello sucede de manera imprevista, dinámica y generando niveles de disrupción en los procesos que se venían desarrollando. Es por ello, que el detenernos a repensar, redefinir y rediseñar el trabajo, son acciones que cobran relevancia, asumiendo que hay situaciones que cambiaron y ya no podrán realizarse tal como hasta ahora.
El desafío presentado por la extensión de la modalidad del teletrabajo consiste en ser capaces de adquirir e incorporar aprendizajes en forma permanente, aplicándolos eficazmente a la práctica laboral, investigando y compartiendo lo aprendido con los miembros del equipo y la organización.
También es necesario observar la realidad tomando los cambios como oportunidades, con flexibilidad para modificar oportunamente la práctica laboral ante contextos cambiantes y exigentes.
Liderazgo
La nueva situación conlleva adaptación y cambios rápidos y permanentes en la modalidad de trabajo. Está demandando más liderazgo que solo dar órdenes y controlar su cumplimiento. En particular requiere centrar la atención del líder sobre la motivación de su equipo de trabajo, reconociendo la importancia de cada miembro, el trabajo de equipo, así como los resultados que se logran colectivamente. Para esto, es clave la creación y el mantenimiento de un ambiente de retroalimentación y mejora continua en el equipo de trabajo, facilitando una comunicación efectiva y teniendo una actitud proactiva.
El cambio de la modalidad presencial a la de teletrabajo, desafía a los jefes a implantar nuevas estrategias de coordinación y colaboración con su equipo para alcanzar los objetivos comunes.
En la modalidad de teletrabajo, el mayor reto para conducir equipos es pasar de un liderazgo clásico, basado en el control de las tareas, hacia un liderazgo basado en el control de los resultados. Hoy debemos delegar más, comenzando por la frase “qué hay que lograr” (resultado), que sobre “qué hay que hacer” (tarea), lo cual, en este nuevo contexto, implica un mayor empoderamiento sobre “cómo hacer” la tarea. Ahora es más requerida la auto organización del trabajo apoyada en la responsabilidad del de los teletrabajadores.
Ahora, más que antes, los líderes deben gestionar de manera eficaz los vínculos y las conversaciones con los integrantes del equipo, mostrando atención, disponibilidad y brindando sugerencias para superar las dificultades sobre cómo organizar y realizar el trabajo forma efectiva.
Gestión del cambio para el teletrabajo
La pandemia de COVID-19 ha provocado un auge del teletrabajo para muchos trabajadores y las organizaciones han tenido que adaptarse a esta nueva modalidad. Mientras que la transformación digital ya está ocurriendo en nuestros entornos, este cambio en la forma de trabajo ha requerido adaptarse rápidamente, desarrollando y perfeccionando dicha capacidad en las organizaciones.
El cambio se puede gestionar. Esto ha implicado en una situación de crisis un gran desafío para los organismos del Estado. El trabajo remoto debe considerarse por sus características como un cambio a gran escala.
Para gestionar los cambios que están sucediendo, sus impactos y las oportunidades que generan, se requiere del conjunto de líderes una gestión del cambio mediante acciones de comunicación, de capacitación y de acompañamiento, respaldadas por su ejemplo en las conductas cotidianas.