Metodología de intervención
Para lograr los objetivos previstos de mejorar el uso y la adopción de los activos de Gobierno Digital en los organismos se propone como guía aplicar los siguientes pasos metodológicos.
- Establecer situación inicial. La metodología propone relevar el estado inicial de uso de los activos que se vayan a mejorar. El foco de trabajo está puesto en la adopción de las personas usuarias por lo que se propone relavar los registros de los sistemas a mejorar. El uso es el comportamiento efectivo de los funcionarios en la apropiación del sistema. Los indicadores principales a relevar:
- Cantidad de usos del/os sistema/s a mejorar por usuarios (actuación específica en algunos de los pasos previstos en flujo de trabajo)
- Cantidad de potenciales usuarios (usuarios creados en el sistema)
- Cantidad de usos manuales (actuaciones realizadas por fuera del sistema)
- Cantidad de incidencias por temas y usuarios
- Análisis de potenciales problemas y causas. El siguiente paso es lograr identificar las causas potenciales que inciden en el uso de los activos a analizar. Una vez recopilados los datos de uso, se propone identificar con actores clave, posibles problemas y causas del uso/no uso. Lo identificado entra en la categoría de percepciones sobre el proceso de uso que tengan los participantes en la instancia, que permite ir orientando y optimiza el trabajo de recopilación de datos de forma más detallada.
Para la realizar esta primera aproximación se utilizará las dimensiones y variables propuesta por el modelo teórico (ver cap. Marco Teórico), la que se propone sintetizar en un esquema de causa y efecto (diagrama Ishikawa).
- Verificación de causas raíz. Una vez identificadas las potenciales causas y a partir del análisis de datos de usos e incidencia, se pretende descifrarcuales son las causas efectivas que habría que cambiar para poder incidir en un mayor uso:
Priorización de usuarios. En una primera instancia identificar quiénes son los principales usuarios del sistema (por los datos), verificando que coincida con la lógica funcional del sistema en el organismo. Dentro de las herramientas posibles a utilizar, son los análisis de Paretto, es decir, intentar identificar el grupo de usuarios que mayor uso hace o debería hacer del sistema; el 20% de los usuarios que representen el 80% de los usos.
Relevamiento con usuarios (Encuesta/Entrevista/Talleres de usuarios). Una vez identificados los principales usuarios, se podrá realizar una indagación de las causas de su uso o no uso. Profundizando en las variables del marco conceptual propuesto:
- Utilidad percibida
- La facilidad de uso percibida
- Actitudes hacía el uso TI/GD.
- Intención de uso.
- Calidad de la información.
- Calidad de la solución de Gobierno Digital (GD)
- Calidad de servicio.
- Capacidad de Gobierno Digital. Habilidades
Análisis de resultados (Tablas de contingencia/Correlaciones)
Con el procesamiento de los datos recogidos con los usuarios indagados se procede a determinar, en base al modelo conceptual, cuáles son las causas raíz que explican el comportamiento de los usuarios con el activo a investigar.
- Definición de meta de mejora
Con la identificación de las causas raíz que inciden en la forma de adopción del activo, se propone definir con las contrapartes referentes del organismo un % de mejora que contemple la línea de base y el esfuerzo requerido.
- Identificación e implementación de soluciones
En función de la meta de mejora definida, se realizará una identificación de soluciones a las causas raíz que más inciden en el porcentaje de mejora establecido. El mismo se sugiere hacer en forma de taller de co-ideación con usuarios clave de las áreas identificadas de mayor interacción funcional con el activo. El producto de esta etapa es un Plan de Acción para la ejecución de las medidas identificadas, donde figuran responsables, tiempos de ejecución y recursos asociados.
- Seguimiento y control
De forma periódica se establecerán reuniones de seguimiento con los responsables de las diferentes acciones para analizar la evolución y la evaluación de nuevas acciones a partir de las ya realizadas. El seguimiento se basará en datos de uso de los que se irán obteniendo como producto de una de las acciones previstas en el plan, la implementación de tablero de uso y la conformación de un equipo responsables del seguimiento y monitoreo del uso en el organismo.