Instructivo para solicitar una videoconferencia

Recomendaciones

01/05/2013
Procedimiento y buenas prácticas para solicitar una videoconferencia.

Instructivo para solicitar una VIDEOCONFERENCIA:
Lo que le corresponde al interesado/a previo a realizarse:

  1. Coordinar con su contraparte día y hora a realizarse la videoconferencia. Es muy recomendable que al menos haya una semana previa de anticipación para evitar percances y si es necesario realizar una prueba de conexión.
  2. Ver disponibilidad de la Sala Clemente Estable y reservarla para dicho día o coordinar nuevo día. Es importante que la reserva sea con un margen de 30 minutos previo a la hora de inicio y 30 minutos más posteriores a la culminación. (Ejemplo: si el horario de la video conferencia es de 10:00am a 11:00am se deberá reservar de 9:30am a 11:30am).
  3. Comunicar al Dpto. de Informática para dejar agendada la videoconferencia; cantidad de personas a concurrir; si se necesitara realizar presentaciones (PPT, PDF, etc.).
  4. Solicitar a la contraparte correo electrónico de técnico y facilitarlo al Dpto. de Informática; en dicha solicitud enviar nuestro correo: informatica.iibce@gmail.com para que se comuniquen con nosotros.

Lo que corresponde al interesado/a el día de la videoconferencia:

  1. Concurrir 15 minutos antes de la hora pactada para ultimar detalles.
  2. Luego de la culminación informar al Dpto. de Informática para guardado del equipamiento.

Lo que corresponde al Dpto. de Informática:

  1. Compartir datos técnicos de conexión con colega a cargo.
  2. Coordinar prueba previa a la videoconferencia si se cree necesaria.
  • En caso de NO ser satisfactoria la prueba y que los problemas no sean resueltos a tiempo se comunicará para su conocimiento, quedando a la espera de una nueva fecha.
  • En caso de que todo sea satisfactorio se proseguirá con lo pautado.

Se estará 30 minutos antes para realizar la conexión con la contraparte.
Ante cualquier duda comunicarse con el Dpto. de Informática.