Resolución N° 14/023 Procedimiento de presentación de TPP ante CEDN
RESOLUCIÓN Nº 014/2023
Montevideo, 16 de marzo de 2023
VISTO: lo dispuesto en el Decreto N° 428/999, de 30 diciembre de 1999, en la redacción dada por el artículo 16 del Decreto N° 355/012, de 31 de octubre de 2012; -----
RESULTANDO: 1) que conforme lo establece el artículo 1° de la Ley N° 18.220, de 20 de diciembre de 2017, constituye “deber del Estado la conservación y organización del Patrimonio Documental de la Nación y de los documentos de gestión como instrumentos de apoyo a la administración, a la cultura, al desarrollo científico y como elementos de prueba, garantía e información”; -----
2) que la citada norma dispone que el Archivo General de la Nación (AGN), dependiente del Ministerio de Educación y Cultura (MEC), será el órgano rector de la política archivística nacional tendiente a: normalización, diseño y ejecución de las políticas y asesorar en la gestión documental y archivística; -----
3) que el artículo 2º del Decreto N° 497/994, de 10 de noviembre de 1994, en la redacción dada por el artículo 15 del Decreto N° 355/012, de 31 de octubre de 2012, así como el “Reglamento que regula la composición, organización y funcionamiento de la Comisión de Evaluación Documental de la Nación (CEDN)”, de fecha 26 de mayo de 2014 (Acta N° 6 de CEDN), disponen que dicha Comisión tiene como finalidad la “determinación de la documentación que sea testimonio de una época, vinculada a hechos históricos, a personalidades relevantes del país en sus distintas áreas de actividad y de la aprobación de propuestas de establecimiento de tablas de plazos precaucionales (TPP) de conservación de la documentación estatal, así como controlar su efectivo cumplimiento”; -----
4) que la conformación de las Comisiones de Evaluación Documental Institucional (CEDI) está dispuesta por el Decreto N° 70/015, de 3 de febrero de 2015, sugiriéndose su integración por miembros de la Organización que puedan ofrecer distintos puntos de vista y sean expertos en campos relativos a los diferentes valores de los documentos, y coordinada por un archivólogo que es el profesional que puede hacer los estudios comparativos con otros sistemas de valoración; -----
5) que el plazo de conservación de las series documentales identificadas en cada Institución deberá evaluarse por una CEDI y elevarse en una TPP, cuyo formato está dispuesto por el referido Decreto N° 428/999, de 30 de diciembre de 1999, a la CEDN, que funciona en la órbita del AGN, conforme al mencionado Decreto N° 355/012, de 31 de octubre de 2012; -----
CONSIDERANDO: que debido al volumen de consultas y expedientes presentados ante la CEDN y a los efectos de optimizar y agilizar las respuestas, es necesario aprobar procedimientos y condiciones para la presentación de los Formularios de Identificación y Valoración de Series Documentales (FIVSD) y de las Tablas de Plazos Precaucionales (TPP) ante la señalada Comisión de Evaluación Documental de la Nación orientados a procurar una gestión eficaz y eficiente; -----
ATENTO: a lo precedentemente expuesto y a lo establecido en el artículo 5º de la Ley N° 18.220, de 20 de diciembre de 2007, Decretos Números 355/012, de 31 de octubre de 2012, 497/994, de 10 de noviembre de 1994 y 428/999, de 30 de diciembre de 1999; -----
El Director del
Archivo General de la Nación
RESUELVE:
1°) APRUÉBASE con carácter obligatorio el “Procedimiento para la presentación de las Tablas de Plazos Precaucionales (TPP) ante la Comisión de Evaluación Documental de la Nación (CEDN)”, que se anexa a la presente Resolución como Anexo A y forma parte de la misma. -----
2°) APRUÉBASE el nuevo Formulario de Identificación y Valoración de Series Documentales (FIVSD), que luce a continuación como Anexo B. Toda otra información que la institución considere necesaria agregar, será a criterio y para uso de la misma. -----
3°) FACÚLTASE a la CEDN a adecuar este procedimiento atendiendo las circunstancias especiales en cuanto a su aplicación. -----
4º) COMUNÍQUESE y publíquese en el sitio web del Archivo General de la Nación. -----
Firmado: Alberto Umpiérrez, Director.-
(Siguen Anexos A y B con "Procedimiento..." y "Formulario...").-
Enlace a FIVSD - Formulario de Identificación y Valoración de Series Documentales - en excel (editable)
Descargas
- Anexo A - Procedimiento de presentación TPP y FIVSD ante CEDN (.pdf 90 KB)
- Anexo B - FIVSD_Formulario de Identificación y Valoración de Series Documentales (.pdf 59 KB)
- AGN_Resol_014-2023_Procedimiento TPP y FIVSD ante CEDN (.pdf 2338 KB)