Requisitos de funcionamiento
Requisitos generales
1. Los libros pueden llevarse:
a) en forma manual, debiendo escriturarse con tinta o birome, foliarse y tener hojas fijas, no movibles, para garantizar la seguridad de los mismos o,
b) en forma computarizada, pegándose las hojas en un libro de tapas duras, y debiendo estar foliadas y ligadas cada una con la firma del Presidente y Secretario.
2. Las Memorias y Balances aprobados por la Asamblea Ordinaria cuando deban ser acreditados, lo serán con la transcripción en el libro respectivo o exhibición de los ejemplares correspondientes.
3. Los Actos Eleccionarios se acreditarán mediante la presentación de:
a) designación de Comisión Electoral,
b) exhibición de listas originales en las cuales conste la firma aprobatoria de los candidatos y de los socios adherentes si correspondiere y
c) actas de la Comisión Electoral.
4. Las fundaciones deberán acreditar el patrimonio inicial.
5. En caso de que los libros se lleven en forma manual, los testimonios notariales de las actas necesarios para la solicitud de reconocimiento, de reformas de estatutos o de disolución, deberán presentarse en forma mecanografiada.
Requisitos de los libros
Los libros deberán presentarse escriturados de acuerdo a lo que se indica a continuación
Libro de Asambleas
El acta fundacional deberá ser firmada (con aclaración de firma) por todos los socios concurrentes y en especial las personas designadas para ocupar cargos de Comisiones Directiva y Fiscal. Las actas de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias deberán contener:
1a) Lugar, fecha y hora.
2a) Si se reunió en 1a., 2a o 3a convocatoria.
3a) Quórum
4a) Orden del día
5a) Desarrollo de temas y aprobación (indicando las mayorías)
6a) Designación y firma por asambleístas
Libro de Actas de Comisión Directiva: Las actas deberán contener:
1a) Fecha, hora y lugar de la reunión.
2a) Nombre de los directivos presentes, constancia y motivo de los ausentes
3a) Quórum
4a) Lectura y aprobación del acta anterior.
5a) Orden del día
6a) Desarrollo de los temas y aprobación (indicando las mayorías)
7a) Deberán ser firmadas por Presidente y Secretario. Las reuniones deberán efectuarse con la periodicidad que indica el estatuto aprobado.
Libro Mayor de Caja
a) Debe contener cinco columnas: Día Concepto Debe (o Ingresos) Haber (o Egresos) Saldo
b) Se hacen cierres mensuales y se saca el saldo del mes, para empezar al mes siguiente con el saldo anterior.
c) No puede ser corregido, tachado o raspado.
d) Cada asiento en el libro debe estar respaldado por un comprobante.
e) Cuando el volumen contable lo justifique, se podrá llevar en hojas sueltas computarizadas, las que deberán estar prenumeradas (no por la computadora) y tendrán que encuadernarse cada seis meses.
Libro de Registro de Socios
Deberá contener cuatro columnas: Nombre Dirección Fecha de Ingreso Fecha de Egreso Los socios concurrentes al acto fundacional llevarán la fecha de dicho acto y los que ingresen posteriormente la fecha en que son aceptados por actas de Comisión Directiva, al igual que los egresos. En caso de que además, la Institución cuente entre sus socios a personas jurídicas, en este registro deberá constar también el nombre de los representantes y fecha que acredita la vigencia del mandato correspondiente.
Registro de Asistencia a Asambleas
Se deberá llevar, un registro de asistencia (libro o cuaderno), con la firma de los socios habilitados concurrentes.