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Gestión por procesos

Introducción

La gestión por procesos es una forma de enfocar el trabajo, que busca la mejora continua de las actividades de una organización mediante la identificación, el análisis, la definición, la descripción, optimización y monitoreo de los procesos. Toda actividad o secuencia de actividades que se llevan a cabo en las diferentes unidades constituye un proceso y como tal, hay que gestionarlo. Se debe gestionar a la organización con un enfoque sistémico, identificando los procesos, y en particular las interacciones entre tales procesos. 

Para que el Estado esté verdaderamente orientado a generar resultados, las organizaciones deben gestionar sus actividades y recursos no solo para cumplir sus objetivos, sino asegurando que estos pongan en el centro las necesidades y expectativas de la ciudadanía.

El propósito final es asegurar que todos los procesos de una organización se desarrollan de forma coordinada y pueden medirse, estableciendo indicadores que permitan la mejora de la efectividad y la satisfacción de todas las partes interesadas. 

Objetivos

• Orientar la gestión pública hacia la obtención de resultados para la ciudadanía (generación de valor público).
• Controlar la gestión con información sobre actividades, recursos y tiempos de ejecución.
• Facilitar la definición de las actividades, responsables y productos para una posterior digitalización.
• Ayudar a entender las necesidades y expectativas de las personas para lograr su satisfacción.
• Estandarizar la forma de trabajo de las organizaciones, para prestar un servicio uniforme y de calidad.

El análisis funcional que se realiza de los procesos abarca desde el entendimiento y documentación de este, el cual se registra en el modelado BPMN (Business Process Model and Notation), representado por medio de patrones de modelado y el Descriptivo del Proceso; hasta los requisitos funcionales y técnicos para la implementación en la herramienta BPMS del Organismo.

Glosario

Estándar BPMN (Business Process Model and Notation): es un lenguaje de modelado de uso internacional para el modelado de procesos de negocio. Se utiliza para la representación gráfica de los flujos de trabajo y sus interacciones. Contempla todos los elementos necesarios para construir una especificación, con el suficiente nivel de detalle que permita, luego, automatizar dicho proceso sobre una plataforma informática. 

Patrones de modelado de procesos: abordan los requisitos del negocio independientemente de las herramientas que se utilicen para su ejecución.  Los patrones básicos utilizados en el modelado de trámites en línea son patrones de control de flujo y de estado.

Proceso (UNIT-ISO 9001:2015): es un conjunto de actividades que tienen relación entre sí o que interactúan para transformar elementos de entrada en elementos de salida.

Entradas (UNIT-ISO 9001:2015): elementos que el proceso necesita para iniciarse.

Salida (UNIT-ISO 9001:2015): resultados del proceso una vez finalizado.

Procedimiento: es un modo específico de llevar a cabo un proceso. Esto sucede cuando se realiza el relevamiento, se define y se documenta el proceso.

Recurso: conjunto de elementos necesarios para ejecutar el proceso. Los recursos pueden utilizarse en una, algunas o todas las actividades, durante una etapa del proceso o desde su inicio a su fin. En nuestro caso, indicamos las herramientas necesarias para que un trámite se ejecute, las cuales se indican en el Descriptivo del proceso

El diagrama representa un proceso dentro de un rectángulo horizontal con esquinas redondeadas. A la izquierda, fuera del rectángulo, se encuentra la palabra "Entradas" acompañada de una flecha que apunta hacia el interior del proceso. Dentro del rectángulo hay tres recuadros alineados horizontalmente con flechas que los conectan de izquierda a derecha. Los recuadros están etiquetados como "Actividad 1", "Actividad 2" y "Actividad 3", representando etapas secuenciales del proceso. A la derecha del rectángulo, una flecha apunta hacia afuera con la palabra "Resultados". En la parte superior del rectángulo se encuentra la palabra "Proceso", indicando que las actividades forman parte de un mismo sistema o procedimiento.

• Las entradas al proceso no son lo mismo que los elementos que maneja cada actividad.
• Los resultados son los productos o servicios que el proceso genera.

Regla de negocio: una regla de negocio, en su definición genérica, describe las políticas, normas, operaciones, definiciones y restricciones presentes en una organización, que establecen la estructura del negocio, y que existen para lograr los objetivos de la organización. Dado que refieren a políticas y normas, las reglas de negocio son objetivas y se aplican a todas las decisiones que se toman diariamente en una organización, es decir, a la operativa de la organización, siempre de la misma forma. 

Una regla de negocio se modifica por un cambio en una política, una normativa, una restricción que se levanta o se agrega o una definición del negocio que cambia. Podemos inferir que una regla de negocio es estable. Los procesos, entonces, utilizan estas reglas de negocio establecidas en la organización para desarrollarse. Un proceso utilizará aquellas reglas de negocio que involucran sus actividades.

ESRE: Especificación de Requerimientos. 

Requisitos que cumplir

En este repartido, sugerimos los pasos a seguir a efectos de que, luego de identificado un proceso, se realice el relevamiento y modelado del mismo, el documento descriptivo y las Especificaciones de Requerimientos funcionales y técnicas, para luego ser desarrollado e implementado en la herramienta BPMS.

En el diagrama de proceso, relevamiento y modelado se representan los siguientes pasos:

1. Primer paso (izquierda):

• Ícono de gráfico con líneas y puntos (representa análisis o modelado).
• Texto: "Realizar el modelado para entender el flujo del proceso".

2. Segundo paso (centro):

• Ícono de hoja con líneas horizontales (representa un documento).
• Texto: "Describir cada tarea del proceso en documento Descriptivo".

3. Tercer paso (derecha):

• Ícono de dos hojas superpuestas (representa un documento más formal o detallado).
• Texto: "Entendido el proceso, y realizado el relevamiento, documentar en Especificación de Requerimientos".

Modelado del proceso BPMN: relevar el proceso y documentarlo de acuerdo con el estándar BPMN 2.0. Para esto puede utilizarse una herramienta de modelado BPMN no propietaria, de modo que el modelado quede disponible para cualquiera que necesite revisarlo o actualizarlo.

Descriptivo del proceso: describir en las propiedades del modelado el detalle de cada actividad, y se debe utilizar el documento Descriptivo del Proceso para registrar el detalle de cada actividad del proceso. Cada actividad del modelado BPMN debe tener su entrada en este documento, deben indicarse las entradas, salidas y herramientas del proceso (de acuerdo con la definición de UNIT-ISO 9001:2015)

ESRE: para la especificación de requerimientos puede utilizarse un único documento de Especificación de Requerimientos o utilizar un documento para los requerimientos funcionales y otro para los requerimientos técnicos, su utilización dependerá del proyecto.

Por consultas comunicarse con: procesos@agesic.gub.uy